Что такое услуга «Заочное посещение выставки»?

 Услуга является новой технологией  любого  прогрессивного маркетингового отдела  или отдела развития  компании, т.к.  позволяет   при минимальных издержках быть в курсе тенденций и новинок в своей отрасли,  найти новых поставщиков, приобрести потенциальных  партнеров, клиентов и сформировать свой имидж на международном рынке.

Услуга позволяет получить исчерпывающую информации о зарубежной выставке и ее участниках, не выходя за пределы собственного офиса. Она особенно актуальна, если Вы по тем или иным причинам не можете (или не желаете)  лично присутствовать на выставке.   

Как работает «Заочное посещение выставки»?

По Вашему запросу мы направим на международную выставку собственного специалиста, который соберет для Вас полный комплект документов (буклеты, каталоги, cd, прайс-листы) по каждому участнику выставки, а также приобретет ее  официальный каталог. Дополнительно  на каждом стенде мы оставим Ваши визитки или другую рекламную информацию о Вашей компании. Все  материалы выставки  пересылаются к Вам в офис  сразу после  ее окончания.

Когда услуга «Заочное посещение выставки» является незаменимой?

Услуга становится просто незаменимой, когда срочно нужна информация с выставки, однако:

·    упущены сроки (выставка начинается завтра, через 2 дня,  через неделю) и  невозможно успеть оформить визу; 

·    нет билетов на самолет, нет мест в отеле  (особенно это характерно   для  популярных и крупнейших выставок Европы);

·    отказ в визе (актуально для США);

·    недостаточность бюджета на поездку;  

·    занятость на  другом направлении (срочные дела, требующие личного присутствия);

·    параллельное прохождение  2 и более интересующих выставок в разных точках мира;

·    нахождение  в отпуске, на отдыхе в дни прохождения выставки;

·    страх длительных  авиаперелетов (актуально для Китая и Индии);

·    иные личные причины.

В чем разница между заочным посещением и заочным участием?

Очень часто Заочное посещение путают с Заочным участием.  Следует иметь ввиду, что это 2 различных направления. Одно – с точки зрения возможности посетить выставку на удалении (заочное посещение), второе – быть экспонентом на удалении (заочное участие).

Заочное участие предполагает печать информации о компании в официальном каталоге выставки, иногда эта услуга сопровождается раскладкой буклетов на  индивидуальном  стенде (на этом стенде  разложены буклеты всех заочных участников).

Заочное посещение – это в первую очередь сбор информации об участниках зарубежной выставки. Фактически, мы Ваши глаза и уши на любом мероприятии за границей.  

В чем преимущества  услуги?

1. Оперативность!   Наши сотрудники уже живут и работают там, где проходят ведущие мировые выставки. Мы не зависим от обстоятельств. Поэтому даже если выставка начинается уже завтра, а клиент  узнал об этом только сегодня, мы готовы успеть!

2. Финансовая выгода! Заочное посещение выставки обходится, как правило, в 3-5 раз дешевле личной поездки. Т.о. можно  или отправить сотрудника на  одну выставку или  получить материалы через наших представителей  с  3-5   специализированных  выставок в разных  точках мира. Разница ощутима!   

3. Возможность одновременного охвата выставок многих стран!  Наши представители работают на всех  крупных событиях  в  ведущих  выставочных центрах Германии, Италии, США, Китая, Индии и других стран.

4. Отсутствие  языковых барьеров!  Наши специалисты  свободно говорят как на английском, так и на языке  той страны, в которой проходит выставка (немецкий, итальянский, китайский и др.) 

5. Профессионализм в посещении выставок!  Наши сотрудники  легко  ориентируются в  выставочных центрах, заранее изучают планы расположения стендов, всегда   соблюдают выставочную этику. Все это позволяет максимально эффективно распоряжаться  временем. 

6. Эффективность работы. Мы не подвержены туристским  желаниям   (посетить бутики модной одежды, посмотреть достопримечательности или просто попить пиво).  Выставки - это наша работа! 

7. Экономия Вашего времени и нервов.

Что включает в себя услуга " Заочное посещение выставки"?

Базовый  (минимальный) пакет услуги включает:

1. Подготовительно-аналитический  этап: сбор информации о выставке и ее участниках, согласование направлений и компаний, интересных Вам, регистрацию нашего сотрудника  в качестве посетителя выставки, изучение деятельности Вашей компании. 

2. Печать Ваших визиток в зарубежной типографии на основе  представленного Вами макета.

3. Приобретение билетов и официального каталога выставки.

4. Посещение нашим сотрудником стендов компаний, интересных Вам и согласованных в договоре (до 100 компаний).

5. Общение с представителями  компаний на каждом стенде. Презентация  Вашей деятельности и интересов  экспонентам. Обмен визитками.

6. Сбор рекламных материалов на каждом посещаемом стенде. 

7. Составление отчета по выставке  с указанием  контактных лиц, с которыми была проведена беседа, итоги этой беседы, а также перечень материалов, которые были собраны по каждой компании.

8. Сортировку, упаковку и отправку  Вам всех материалов  почтовой службой (не включены почтовые расходы).

Как происходит подготовительный  этап  в рамках услуги «Заочное посещение»? 

В рамках подготовительного этапа Вы рассказываете нам о своем интересе к выставке. Ваши цели могут быть разные – собрать информацию об участниках  отрасли, о новинках, о конкурентах, найти поставщиков каких-либо продуктов, заявить о своей компании, представить свои продукты, узнать цены на продукты, выяснить характеристики продуктов, выяснить условия сотрудничества с конкретными компаниями и проч.

В зависимости от тех целей, которые Вы называете,  мы составляем техническое задание на посещение выставки для нашего специалиста.  Нам необходимо в первую очередь выяснить, какие группы экспонентов (или какие группы продуктов) представляют для Вас интерес.  После этого мы  представляем списки экспонентов, которые заявлены организаторами по нужным Вам направлениям. Эти списки обсуждаются, согласуются  и утверждаются в договоре. Именно по ним мы отчитываемся перед Вами  о посещении выставки.

К подготовительному этапу также относится  предоставление Вами макета визитки. Это необходимо сделать как можно заранее до начала выставки.  Также Вы предоставляете ту информацию о себе и своей компании, которую хотите, чтобы наш сотрудник донес до экспонентов выставки.

Собственно, остальные организационные моменты мы берем на себя. Вы можете удовлетворенно ждать посылки с готовыми рекламными материалами, а также  писем от самих участников выставки, которые начнут контактировать с Вами  сразу же после окончания выставки. 

Что такое базовый пакет услуги? Какая стоимость стандартной услуги «Заочное посещение»?

Базовый пакет – минимальный  пакет  из нескольких услуг, оказываемых в комплексе, при этом, как правило, все его составляющие являются  необходимыми  мерами для достижения эффективного результата. 

Стоимость  базового пакета является минимальной или стартовой. Базовый пакет услуги «Заочное посещение выставки» оценивается в  350 евро.  Необходимо отметить, что дополнительно оплачивается стоимость пересылки материалов в Россию (см. вопрос «Во сколько мне обойдется пересылка материалов?  Сколько дней  будет идти посылка?»)

Дополнительно к базовому пакету могут добавляться различные опции – такие, как фото- или видеосъемка.  Стоимость доп. опций прибавляется к стоимости базового пакета. Отдельно доп. опции могут быть реализованы в индивидуальных случаях.

Какое количество компаний включает базовый пакет услуги "Заочное посещение выставки"?

Базовый пакет услуги позволяет охватить до 100 экспонентов. Как правило, наших клиентов интересуют определенные  направления отрасли,  поэтому  нет необходимости  заказывать большее число участников.

Почему именно 100 компаний включено в базовый пакет услуги?

Существуют различные по размеру выставки. От небольших и узкоспециализированных, число экспонентов кот. 50-70 компаний, до  крупных и масштабных, в кот. участвует более 1000  экспонентов.  Представьте, что как минимум на одну компанию нужно 5 мин. времени, т.о. за один день работы выставки (8 часов) обойти реально около 96 компаний (это при солидной скорости и опыте посещения выставок).

Я хочу заказать материалы со стендов 200 компаний. Сколько это будет стоить?

Базовый пакет услуги  включает 100 компаний и обходится заказчику в 350 евро. За каждые дополнительные 50 компаний, Вам следует доплатить по 100 евро. Т.о.  посещение  200 стендов обойдется в  550 евро.

Возможно ли организовать фотосъемку  или видеосъемку на  стендах заказчиков? Сколько стоит эта услуга?

Конечно, можно заказать проведение фото- и видеосъемки на выставке (на стендах экспонентов). Эти возможности являются дополнительными опциями к Базовому пакету услуги «Заочное посещение выставки».   Как правило, фото и видеосъемку эффективно использовать для получения визуальной информации об экспонатах каждой компании (в частности, для оборудования и подобных продуктовых групп). Видео позволит увидеть  экспонаты в работе.

Однако следует иметь в виду, что не все компании приветствуют подобные действия, поэтому  гарантировать, что мы проведем съему всех нужных Вам стендов   - нет возможности. Так же следует сказать, что невозможно фиксировать на фото или видео деловую программу выставки.

Стоимость 100  фотоснимков с выставки –  дополнительно 100 евро.

Стоимость одного  часа снятого видео – дополнительно 100 евро. 

Каким образом происходит оплата услуги?

Услуга оплачивается в два этапа – 50 %от  стоимости выступает авансом и оплачивается в течение 2-х дней после заключения договора и  выставления счета, оставшиеся  50%   оплачиваются после окончания выставки и предоставления  отчета о проделанной работе (отчет о  посещении с указанием всех компаний и их контактов, фотографии собранных материалов).

Зачем мне  оставлять свои визитки на  стендах участников выставки?  

Обмен визитками - это одна из основ выставочного общения. Собранные экспонентом за выставку визитки - результат его  участия в ней. Более того, по завершению выставки участники   направляют дополнительные материалы по почте или по email посетителям своего стенда, оставившим контактные данные. Поэтому  оставить свои контакты  - выгодно для Вас.

Я не хочу  распространять свои рекламные материалы или визитки. Будет ли услуга стоить дешевле?

В случае, если  наш заказчик отказывается  от распространения своих визиток,  нам приходится оставлять   свои контакты, иначе мы просто не получим рекламные материалы.  Стоимость услуги  остается неизменной.  

Я хочу заказать только  официальный каталог выставки. Возможно ли это?

При необходимости мы можем  предоставить Вам каталог выставки. В ряде случаев это бывает возможным даже, если выставка уже прошла.  Однако  мы советуем   все же заказать  полный  базовый пакет услуги «Заочное посещение», т.к. стоимость  отдельного официального каталога будет всего  на 100-150 евро дешевле полноценной услуги, так как сохраняются постоянные временные и финансовые издержки.

 

Я хочу распространить свои буклеты на выставке среди экспонентов.  Как мне это сделать?

Конечно, мы можем оставить на каждом посещаемом стенде  не только Ваши визитки, но и  коммерческие предложения, диски,  каталоги или буклеты.   Получить эти материалы можно двумя способами – 1) переслать  (если до выставки достаточно времени 2) распечатать  уже на месте в типографии (необходим грамотно составленный макет).  Стоимость печати материалов уточняется исходя из Вашего запроса (количество страниц, цвета, бумага, кол-во экземпляров и пр.) и страны, в которой материалы печатаются. 

 Я хочу распространить свои буклеты на выставке среди экспонентов.  Как мне быть уверенным, что Ваш сотрудник полностью выполнил  свою работу?

 По итогам посещения выставки мы отчитываемся за каждый розданный  рекламный экземпляр. Как правило,  на каждом стенде мы берем визитку того лица, который получил Ваш коммерческий материал. Таким образом, вы сможете проконтролировать нашу работу, а в дальнейшем  эффективно обратиться во все посещенные нами  компании, ссылаясь на  выставку.

Каким образом Ваш сотрудник представит меня перед экспонентом?

При написании технического  задания на выставку   мы выясняем, какие цели Вы преследуете от интересующей выставки. В техническом   задании Вы  указываете именно ту информацию, которую хотели бы донести до участников зарубежной выставки через нашего представителя. Отталкиваясь от этой информации,  он  представляет Ваш интерес. В случае возникновения глубоких и сложных вопросов при общении с экспонентом, он всегда тактично перенаправит этот вопрос на контактное лицо Вашей компании, указанное в визитке.

 При необходимости проведения более детальных переговоров  потребуется  некоторое  введение в курс дела нашего специалиста для возможности переговорного маневрирования. 

Выставка  - это же в первую очередь общение и контакт.  В этом направлении Ваша услуга не работает! 

А здесь мы можем поспорить. Конечно, мы согласимся,   что прямое взаимодействие участников и посетителей  – важнейшее преимущество  любого  выставочного мероприятия.  Его можно использовать в том случае, если на выставку едет кто-либо из авторитетных руководителей компании. С этим  наша услуга действительно  не может конкурировать. Однако следует отметить, что  1) не всегда руководство присутствует на стенде 2) часто для  подробной беседы у руководства на стенде просто нет времени (особенно, если выставка популярная и посетителей много). В этих случаях происходит обмен визитками и подробности просят выслать электронным письмом.

У нас есть неоспоримые преимущества в том случае, если компания посылает не топ-менеджера, а одного из штатных сотрудников. Часто в подобных ситуациях личные цели могут превзойти  корпоративные интересы. В результате посещение выставки сокращается до минимума,  а все остальное время сотрудник наслаждается обзором местных достопримечательностей, магазинов и ресторанчиков.  

К дополнительным плюсам  Заочного посещения в отношении вопроса общения с экспонентами   относится то, что, как правило, наши сотрудники отлично знают местный менталитет, к тому же свободно владеют языком той страны, в которой проходит выставка. Это всегда очень приветствуется экспонентами и положительно влияет на их представление о Вашей компании. 

Как контролировать, что Ваш сотрудник посетил все  оговоренные  стенды?

Очень легко. На этапе согласования документов, в договоре прописываются те компании, которые представляют прямой для клиента интерес. По итогам посещения выставки, мы создаем отчет по каждой заявленной компании, с указанием  лиц, с которыми была проведена беседа,  ее результатами и списком доступных рекламных материалов.

Какие материалы будут собраны на выставке?

Наш сотрудник соберет все доступные рекламные  приложения, подготовленные экспонентами для посетителей выставки:    каталоги, буклеты, прайс-листы, cd-презентации, листовки, образцы продукции,  фирменные сувениры и проч. материалы.

Сколько рекламных материалов включает  базовый пакет услуги?

Общий вес итоговой посылки зависит от специализации выставки и количества компаний, интересных заказчику. Например, на туристической выставке только с одного тур. оператора может быть собрано несколько кг, когда как на других специализированных выставках  компании могут иметь только электронные каталоги. Вес  посылки с Базового пакета услуги   в среднем достигает 10-12 кг.

Как я получу свою  посылку с материалами?

Мы отправим Вам посылку сразу после  окончания выставки. Как правило, мы используем национальные почтовые службы  - Deutsch Post, Italy Post, China Post и др. В случае необходимости посылка может быть отправлена экспресс-почтой   DHL, TNT, UPS. В этом случае стоимость пересылки будет определяться в индивидуальном порядке. Через некоторое время все материалы будут доставлены по любому удобному для Вас адресу.

Во сколько мне обойдется пересылка материалов?  Сколько дней  будет идти посылка?

Стоимость пересылки зависит от типа  почтовой службы, срочности доставки, страховки,  веса и габаритов посылки. Примерные тарифы по каждой из стран даны ниже.

Германия (почта Deutsch Post) -

Вес посылки до 10 кг   -  35 евро;

До 20 кг  - 45 евро

Свыше 20 кг – 55 евро

Длительность – 20-30  дней.

   

Италия (Poste It):

Econom Post:

До 5 кг – 8,26 евро

Свыше 5 кг – 2,07  евро  за каждый доп. килограмм.

Т.о. примерный вес посылки  15  кг   -  около 30 евро.

Длительность – 15-20 дней.

Premium Post:

До 5 кг – 12,91 евро

Свыше 5 кг – 4,96 евро  за каждый доп. килограмм.

Т.о.  -  например, посылка в 15 кг  обойдется в 62, 5 евро.

Длительность -  7-10 дней.

 

Австрия:

Примерный вес посылки в 10 кг:

Обычная доставка (20-30 дней) – 35 евро

Ускоренная  (5-15 дней) -  55 евро

Примерный вес  посылки  15 кг:

Обычная доставка  – 45 евро;

Ускоренная – 75 евро;

20 кг:

Обычная доставка – 55 евро;

Ускоренная – 95 евро.

  

Китай (Национальная почта Китая):

1 кг. – 16,5 евро, каждый дополнительный кг. – 5,5 евро.

Т.о. посылка в 15 кг – 93, 5 евро.

Сроки -  30-45 дней (может прийти быстрее, достаточно непредсказуемо). 

 

США (United States Postal Service)  

Priority Mail® International  (декларируют 6-10 дней)   

Вес 10 кг -  90 дол.

Вес 15 кг  - 130 долл.

Вес 20 кг –  170 долл. 

Express Mail® International (декларируют 8 дней)

Вес 10 кг – 106 долл.

Вес 15 кг - 151,3 долл.

Вес 20 кг -  196 долл.  

 

Япония (Токио) - JP  Post:  

Economy Airmail?SAL?(2 недели): 

Вес 10 кг – 12 550 йен    - около 130 долл.

Вес 15 кг – 16 05 0 йен  - около 163  долл..

Вес 20 кг – 19550 йен – около 204 долл.  

 

 

Почему необходимо отправлять посылку на адрес частного лица, а не на компанию?

 

Во избежание  недоразумений на таможне мы предпочитаем отправлять посылки  от частного лица – частному лицу.  В противном случае  материалы могут быть задержаны на таможне РФ  в связи с  требованием задекларировать содержимое.